Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau
semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Sejarah
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.
Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driverHYPERLINK “http://id.wikipedia.org/wiki/Device_driver” perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.
Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA)

TEORI DASAR

Pengertian Tabel , Field dan record
Sepert i kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dar i beberapa tabel yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.
Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields.

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel.
Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows
95 – 2000 yaitu :
Star t -> Program -> Program MS-Access.

Membuat databases
1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Klik File New
3. Pilih Blank Database
4. Create nama file database
Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau menekan tombol enter.

Membuat Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:
1. Create table in design view
2. Create table by using wizard
3. Create table bya entering data

Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in
Design View.                                                                                                         
Langkah- langkahnya sebagai berikut :
1. Tampilan awal create table in design view
2. Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela untuk mengisikan f ield dan type data
3. Masukan nama-nama f ield beserta type datanya2
4. Setelah itu kl ik close pada pojok kanan atas
5. Klik yes, lalu ber i nama tabel (contoh:daf tar) kemudian kl ik OK
6. Nama dari hasi l pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces
Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap tabel tersebut selanjutnya.



Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai ber ikut :
1. Text : Merupakan t ipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan Numeric).Panjang maksimumnya 255.
2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.
3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya  8 karakter.
4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5. Cur rency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.
6. AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya t idak dapat diubah.
7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .
8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya.
9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text .Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
10. Lookup Wizard: Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.

Menambah Field
1. Buka file Pi lih Table
2. Pilih Design View
3. Blok field yang akan disisipi ( klik sebelah kiri nama field )
4. Klik insert  rows
5. Tuliskan fields baru
6. Kemudian klik close dan Save OK

Menghapus Field
1. Buka file Pi lih Table
2. Pilih Design View
3. Blok field yang akan dihapus
4. Klik edit delete
5. Tuliskan fields baru
6. Kemudian klik close dan Save OK

Merubah Field
1. Buka file Pilih Table
2. Pil ih Design View
3. Rubah field
4. Kemudian kl ik close dan Save OK

KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY
Kunci primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari field tersebut tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara record / data yang satu dengan yang lain, sepert i NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk membedakan diber ikan f ield yang bersifat unik.

Cara membuat pr imary key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.


INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA
Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela database pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
a. Tekan Tombol icon Open pada area ker ja kemudian Tekan tombol enter
b. Klik Ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel dan pi lih perintah open dari menu yang tampil.
3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda buat pada jendela desain View.

Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet view.
Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah berikut :
a. Pilih perintah Delete dari menu Edit.
Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil pilih perintah delete Record.
2. Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih Yes apabila  Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.


QUERIES
Membuat Queries
Sebelum memulai kegiatan ini , sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari query.
Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang
ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matematik ( * , / , +, – dl l )
Cara membuat query ada 2 yaitu:
1. Create quey in design view
2. Create query by using wizard.

Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama yaitu Create query in design view.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Klik Queries pada bagian objects
2. Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table.
3. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
4. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama f ield tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.
5. Masukkan rumus pada field yang diinginkan
Contoh Rumus Jumlah nilai :
([PPKn]+[Bah.ind]+[Matemt ]+[Bhs.ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .
6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas

FORM
Form adalah suatu interfase /tatap muka yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang disediakan oleh microsof t Access adalah Form.
Cara membuat form ada 2 yai tu:
1. Create form in design view
2. Create for rm by using wizard

Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan Create form by using
wizard. Langkah-langkahnya:
1. Klik Form pada Objects
2. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard
3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian klik next
5. Kemudian klik next sekali lagi
6. Pada tampilan berikutnya Anda dapat memilih diantara beberapa alternatif untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memilih stone
7. Kemudian klik next
8. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daf tar )
9. Kemudian Klik Finish

Member i judul form
1. Klik nama form
2. Pil ih design
3. Drag baris antara form header dan detail
4. Maka akan terbuat kolom baru antara form header dan detail
5. Klik label pada toolbar option
6. Klik daerah kolom baru antara form header dan detail
7. Tuliskan judul yang di inginkan
8. Klik close, save OK

REPORT / LAPORAN
Report / Laporan
Laporan adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang berupa
informasi yang mudah dimengert i oleh orang lain, biasanya laporan nantinya dicetak dalam bentuk print out ( lembaran kertas )

Untuk membuat laporan, langkah- langkahnya adalah :
1. Klik Report pada Objects
2. Klik 2 x Create report by using wizard akan tampil form wizard
3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian klik next , sampai ada perintah finish
5. Klik finish

Melihat / mencetak hasi l laporan
1. Klik report pada object
2. Klik 2 kali pada nama report
3. Akan tampil hasil dari report
4. Klik file  print
5. Klik OK


Langkah-langkah Membuat Database menggunakan  Microsoft Office Access 2007

1. Pastikan ms office sudah anda install
2.  Pilih Ms access 2007
3. Setelah anda open Ms access tadi, pilih blink database
4. kemudian akan tampil tampilan
 5. Kemudian buka file name tadi seperti gambar di atas, akan muncul form lagi buat folder kemudian pilih format file(mdb). karena nantinya kita akan menghubungkan access dengan Delphi(Postingan selanjutnya). setalah sudah di pilih tinggal klik OK
6. Pilih Create
7. Pilih tabe1, klik kanan pilih design view isi nama table: misalnya (club)
8.  kemudian isi table dengan berapa field yang anda inginkan, misalnya seperti ini
9. Di sini saya menggunakan 7 field (no, arsenal, Real Madrid, Chelsea, Barcalona, MU, Valencia). ganti field sizenya pada field Properties sesuai Keingginan anda
10.  Klik table (club) pilih open Isi Field dengan bebera Record
11. kemudian Save. liat hasilnya di mana anda menyimpan file tersebut.
12. Selesai .

Source : http://suciradiosmille.wordpress.com/materi/produktif/pengenalan-ms-access/